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2021.04.13

「メモを取る」「まとめる」「確認する」を習慣化【主婦パート・アルバイト育成ノウハウ③】

今回のコラムを担当します、株式会社SSブレインの関 美分と申します。

主婦パートの「教育」「戦力化」「定着」について、現場ですぐに実践できるノウハウや主婦パート育成で押さえておくポイントなどを具体的な事例を用いて、全6回で解説させていただきます。

前回のコラムでは、2週間の価値観研修(新人研修)で最初に伝えている「仕事の型」の中から基本行動の1つ「①反応」についてご紹介しました。

今回は他の3点について具体的にお話しさせていただきます。

 

新人研修で伝えている【4つの基本行動】

①反応を示す(返事・うなずき・あいづち・アイコンタクト・表情)

②メモを取る

③ノートにまとめる

④翌日、不明な点を確認する

 

まずはメモをとることを習慣化させる

記憶に頼らず記録に取ること!まず教わることはメモを取って記録に残すことをお願いしています。人は聞いた直後はよく覚えていますが、時間がたてば記憶は薄れます。 

しかし、メモにとって記録に残していれば、後でいくらでも見直すことができます。上司や先輩は自分の時間や仕事を割いて教えてくれているので、何度も同じことを聞くことがないようメモにとることを徹底しています。

実は、こちらからの情報提供に対して何も言わなくてもメモがとれている人は意外に少ないのです。

ですから、研修の最初にメモを取ること、記録に残すことを伝え、もしメモに残してほしいところで手が止まっているようであれば、「メモ忘れてるよ!」「メモ取って!」と繰り返し伝え、メモに取ることを習慣になるように促していきます。
最初に伝えて終わりではなく、実行できるように目を配り、サポートすることが大事です。

メモを取った内容をまとめる

メモに取ったものを、空き時間や自宅で別ノートにまとめ直すことをお願いしルールにしています。

数日まとめてノートにまとめることがないよう、必ずその日に教わったことは、その日のうちにまとめることを義務付けています。出来るだけ記憶が新しいうちに復習をして定着させていくことが目的です。

多くの新人はまとめてきてくれますが、中には別ノートにまとめられない方もでてきます。
例えば、
関「昨日の内容はどのようにまとめましたか?」
新人「実は帰ると忙しくて、なかなかまとめる時間がないんですけど…」という具合です。

というのも、私共では主婦をパート採用しているので自宅に帰ると家事や子供の面倒に追われて、なかなかまとめる時間が取れないという理由です。

もし、このまま「忙しいよね!それじゃ~仕方がないよね、じゃ~いいよ」と言って放置してしまえば、イレギュラーな事例を作ることになり、やってくる人とやらない人と確実に能力に差がついてしまいます。

そこでとった方法は短時間で区切ることを提案し、まとめることを必ずやってもらうことでした。

「●●さん、15分ならどこか時間はとれますか?」と聞くと、ほぼ全員が「15分なら大丈夫です!」と答えてくれます。

「では、15分だけでいいので、時間をとってまとめてみてください。それ以上はやらないでいいですよ」と伝えやってもらうのですが、15分と時間を区切ったことでかなり集中することができ、思いのほか皆さんまとめることができています。

もしかしたら、時間を掛けないとまとめられないと思い込んでいたり、やたらと時間をかけてまとめていたのかもしれません。

現在では時間を意識してまとめるよう新人の方には伝えています。このことは、新人研修が終わって実務を教わる段階になったときにさらに活かされることになります。
大事なのは、個人のやれない理由でルールを安易に変えてしまわないことです。できるようにするにはどうしたらよいか考えて努力することが大事だと思います。

翌日、不明な点を確認する

別ノートにまとめていると、「これどういう意味だっけ?」「この手順でよかったのかな~?」というように、メモに書き留めたことが不明確でよくわからないこともでてきます。その時は、翌日早い段階で質問をするようにお願いしています。

「●●さん、おはようございます。まとめていて不明な点が2点あるのですが、今お聞きしてもよろしいですか?」
という具合に自分から声をかけ、不明な点を確認することです。

 

ポイント

「メモを取る→まとめる→不明点は確認する」このサイクルを習慣化する

※個人的な事情でルールを安易に変えないこと。

 

以上の「仕事の型」で4つの基本行動を新人研修の最初に伝え、うちの会社で求めている仕事の取組み姿勢のベース固めを行うことで、上司・先輩とのコミュニケーションギャップを解消することができ、主婦パートの戦力化につなげていくことができると考えています。

いかがでしたらでしょうか。

今回は、2週間の価値観研修(新人研修)で「仕事の型」で最初に伝えている基本行動について最後までご紹介いたしました。

御社で新人研修をされる際の参考にしていただければ幸いです。

次回は、「仕事の取組み姿勢」について具体的な事例を用いてご紹介したいと思います。

この記事を書いた人
人事コンサルタント 関 美分

人事コンサルタント 関 美分

リーダー主任養成研修等、社員研修の第一人者。
25年以上の講師経歴を持つ。
クライアントの意向を研修に反映させながら、きめ細やかな指導を行なう研修スタイルは、定評があり、リピートも多い。
著書は「利益を生み出す主婦パートを育てるすごい方法」(東洋経済新報社)がある。